友達がイベントをよく開催するし、恋活パーティー的なものに行ったこともある。やはり参加者が楽で楽しい。
しかし、やはり何事もやってみないと分からない。それに現在進行中の飲食店の開店サポートの役に立つかも知れないし、いつか自分の店も出したいので、イベントを主催してみた。
今日はその記録だ。
小規模イベント
初回から100人規模なんていうのは鼻血が出てしまう忙しさだろうし、何より失敗しそうだ。
イベントの主催の経験が無い私は、とりあえず15～30人程度で開催することを目的とした。
イベントの趣旨
大した目的があるわけでもなく、自分の経験の為に開いたので、何のイベントをしたいのか分からなかった。
どうせなら、飲み友達も欲しいし、友達を増やす飲み活動ということで、「トモカツ」というイベントにした。
開催日時
まずは日程を決めなければならない。
開催日時が決まってないと、参加者集めも店の予約も出来ない。
さて、関東圏にお住まいの方は、何故か予定がある人が多く、毎日の様に何かしている。みんな活動的だ。
私が昔住んでいた福岡の田舎では週に1回飲みの約束が入れば良いほうだが、東京では週に2～5回飲みの約束がある。
そこで、比較的予定が入らない日で、店側も混雑しない日にすべきだろうと考えた。
よって、私は、開催を決意した日の約2週間の「日曜日17時スタート」と決めた。3時間飲み放題コースだ。
これなら、早く帰りたい人は早く帰れるし、飲みたい人でも無理せず二次会に行ける。
2週間という期間は短いが、15人～30人規模なので問題ないと考えた。
参加者集め
参加者だが、15~30人程度で良いので、LINEの友達の中から、一緒に飲みたい人＆飲んでみたい人をピックアップした。
開催2週間前
男性陣は知り合いばかりを呼ぶので問題ないが、女性陣はバラバラになる。当然、友達と一緒に行こうと思うだろうから、まず男15人、女性6人ほどに声をかけた。
何の問題もなくスムーズに20人集まった。更に、返事待ちの人も居たので、全員で最大25人になる状態だった。
参加予定者：男子10名、女子10名
開催1週間前
参加表明していた人がキャンセルしたり、保留の人がOKしたりと、色々と入れ替わったが、22人の参加者は維持出来ていた。
この時点で店を確定させた。貸し切りは20名～だということで、ギリギリ大丈夫なので、貸し切りで予約した。会場については後述。
参加予定者：男子10名、女子12名
開催3日前
女子が3人キャンセルしてきた。貸し切りは20名～なので、2人キャンセルされると19名になってしまう。
2週間前に言ってんのに、3日前にキャンセルって何なんだよと思ったが、女子あるあるなので、我慢して他の女子に連絡。3日前なので不安だったが、日曜日ということもあり楽に2名確保出来た。
しかし、また女子のキャンセルが来るかも知れないので、念のため友人にも頼んで女子を2名確保してもらった。
参加予定者：男子10名、女子13名
開催1日前
仕事の都合で行けないという連絡が「男子」から2名入った。
「男なら這ってでも、遅刻してでも来いや！」と思ったが、キャンセル料は払いますので、欠席させて下さいということだった。
男女比がおかしくなるので、お金で解決できるもんじゃねぇんだよと思いながらも、もし次回開催する時に呼べなくなると困るので、「全然気にしないでね～(^o^)」と言っておいた。
この前日キャンセルで相当ストレスを受け、更に減った男子の確保も出来ずで更にストレスを受けたが、女性がドタキャンすると思って多めに誘っていたので、何とか20名は越えた。
確定した参加者：男子8名、女子13名の計21名
店
15名からとか、20名から貸し切りOKという店を探し、もうおわかりだと思うが20名～貸し切りOKという店にした。
繁盛店だと2時間制以外なかったり、高かったりするので、繁盛店ではない店がオススメだ。そもそも繁盛店だと予約が取りにくい。
食べログ的には評価が3を少し上回るくらいが良いだろう。
今回の店は3.05だった。
ちなみに、デートの時は3.50以上を目指した方が良い。
場所は渋谷で、3時間飲み放題で4,000円というリーズナブルな価格だった。
日曜なら探せば3,500円で3時間も可能だろう。
会費
男子5000円、女子3000円で周知しており、コースは4000円なので、男女比が同じでなければ赤字になる。
よって、赤字に終わった。一部の男子が6000円払うことになった。
イベントの参加費は、このように男女で料金を変えるので、一般のイベントで男子の参加者が多いのは利益のためなんだなぁと分かった。
また、今回の私の様な利益を全く目的としていないイベントの場合、男子がドタキャンすると殺意を覚えるので、男子はちゃんとしよう。
まとめ
2週間前から考えると、総勢10名ほどのキャンセルがあった。
20人のイベントの場合は、30人に声を必要があるだろう。
また、男子を高額にし、女性を安価にするため、男子が少なくなるのは避けたほうが良い。男子は女子と同人数以上にしよう。
ただし、今回は私は利益目的ではないので、4000コースを男子5000円、女子3000円で回収しようとしたが、そもそも3000円コースの店を探しておけば利益は出るし、男子キャンセルも気にならないので、オススメだ。
ただ、3000円コースだと2時間制になる可能性もあるし、料理がトンデモナイ可能性もあるので注意が必要だ。
アドバイス
今回は殆ど一人でやったが、友達と共同で開催するイメージで、協力者を募ったほうが良い。
会場の運営とか、会計とかの相談もできるし、責任感のある人間が複数いると、イベントが上手く回る。人集めも手伝って貰える。
別に報酬を払わなくても、そういう幹事風になりたい人は多いので、手伝ってくれる。
